5ステップでわかる！特定技能介護職員の採用手順と必要な手続き

人手不足と外国人採用の必要性

日本の介護業界では、少子高齢化に伴う人手不足が年々深刻化しています。介護職の有効求人倍率は2024年時点で約3.7倍にも達しており、求職者1人に対し約4件もの求人がある状況です。このように国内人材の確保が難しい中、政府は2019年に新たな在留資格「特定技能」を創設し、外国人材の受け入れを拡大しました。特定技能の介護分野では、即戦力となる外国人介護職員の採用が可能となり、多くの介護施設が人材不足解消の切り札として期待を寄せています。

しかし、初めて外国人を採用する介護施設の担当者にとって、具体的に何をどう進めればよいか戸惑うこともあるでしょう。「採用手順や必要な手続きは複雑そう…」と不安に感じるかもしれません。そこで本記事では、特定技能介護職員の採用プロセスを5つのステップに分けてやさしく解説します。最低限押さえておきたいポイントに絞って説明しますので、初めてでも安心して外国人材の受け入れに取り組めるはずです。

ステップ1：採用計画の立案

まずは採用計画をしっかり立てましょう。外国人の特定技能職員を受け入れるには、自社の状況や採用ニーズを整理し、計画を明確にすることが大切です。以下のポイントを検討します。

·  受け入れ条件の確認: 特定技能「介護」で外国人を雇用するには、法令で定められた受け入れ条件を満たす必要があります。たとえば、受け入れ可能な施設種別は「訪問介護サービス」を除く介護施設であること、雇用形態は直接雇用のフルタイムのみで派遣やパートは不可、報酬は日本人と同等以上といった条件です。また、受け入れ人数も上限があり、自施設の日本人常勤職員数を超えて外国人を受け入れることはできません。こうした要件を事前に確認し、自社が受け入れ可能かチェックしましょう。
また、受入れ機関（雇用主）は過去5年間に入管法や労働関連法令の違反がないことも求められます。訪問介護やサービス付き高齢者向け住宅など、一部の施設形態では特定技能外国人を雇用できない点にも注意しましょう。

·  採用人数と時期の計画: 何名の外国人をいつ頃採用したいか目標を定めます。ビザ手続きには時間がかかるため、現場の人手状況を踏まえて余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。例えば、半年後に1名採用したい場合は、早めに募集を開始し、渡航や研修期間も見据えて計画しましょう。

·  コストと予算の検討: 外国人材を受け入れるには、渡航費や在留資格申請費用、受け入れ準備（住居手配や研修費用など）のコストが発生します。給与以外に必要な経費を洗い出し、予算を確保しておきます。行政の補助金・助成制度が利用できる場合もあるので情報収集してみましょう。

·  支援体制の検討: 特定技能で来日する外国人には、入国前後にさまざまな生活・就労支援を提供することが法律で義務付けられています。自社で支援を行う場合は、社内で受入れ責任者や支援担当者を定め、支援計画書を作成して実施する必要があります。その上で、自社でこうした支援体制を整えるのが難しい場合は、登録支援機関への委託も検討しましょう。JQCのような登録支援機関を活用すれば、企業に代わって日常生活や行政手続きのサポート、ビザ申請手続き代行まで一貫して支援してもらえるため安心です。

ステップ2：募集・選考活動

計画が固まったら、実際に外国人材の募集と選考を行います。特定技能介護職員の候補者は、主に海外現地か日本国内に在留する外国人の中から探すことになります。以下の手順で進めましょう。

·  募集方法の検討: 信頼できる送り出し機関や人材紹介会社、登録支援機関を通じて募集をかけます。特定技能の候補者はベトナムやフィリピン、インドネシアなどアジア諸国を中心に多数おり、各国に認定送り出し機関が存在します。専門機関を利用した方がミスマッチが少なく安心です。

·  応募者の資格確認: 応募してきた外国人が特定技能「介護」の要件を満たしているか確認します。特定技能で就労するには介護技能評価試験・介護日本語評価試験に合格し、日本語能力試験N4相当以上の語学力を有すること等が求められます。技能実習2号修了者など一部は試験免除で移行可能なルートもあります。

·  面接・選考: 書類選考を通過した候補者とはオンライン面接等で直接話し、人柄や日本語での簡単なコミュニケーション能力をチェックします。現地に渡航して対面面接するケースもありますが、初めはオンラインで問題ありません。受け答えの様子や介護職への意欲、価値観が自社に合いそうかなどを見極めます。必要に応じて現地の日本語教師や仲介スタッフに立ち会ってもらうとスムーズです。

·  内定・雇用契約の締結: 採用したい人材が決まったら内定を出し、雇用条件を書面で提示して双方合意の上で雇用契約を結びます。契約書には業務内容や労働条件を明記し、特定技能で求められるサポート内容も盛り込みます。契約締結後、受け入れ企業側では事前ガイダンス（入国前ガイダンス）の実施や健康診断の手配（母国で実施する場合は、現地の送り出し機関が手配）など、渡航に向けた準備を開始します。契約条件は母国語でも説明し、丁寧な対応を心がけましょう。

ステップ3：在留資格（特定技能）の申請

次に、外国人を正式に受け入れるための在留資格申請手続きに移ります。特定技能1号「介護」の在留資格を取得するには、出入国在留管理局での申請が必要です。

申請書類の準備: まず必要書類を整えます。雇用契約書、支援計画書、会社の登記簿や決算書類、本人の試験合格証明など必要書類を揃えて入管所定の申請書類を作成します。

申請手続き: 書類が揃ったら地方出入国在留管理局に申請を行います。海外にいる候補者を呼び寄せる場合は在留資格認定証明書交付申請を、既に国内にいる場合は在留資格変更許可申請を行います。審査に1〜3ヶ月程度かかるため、余裕を持って手続きを進めましょう。

結果通知と在留資格取得: 入管の審査を経て無事に在留資格認定証明書や在留資格変更許可が下りたら、いよいよ受け入れ準備が本格化します。許可が下りたら速やかに候補者と連絡を取り合い、入国日程の調整や航空券の手配を開始します。

ステップ4：入国準備と受け入れ体制の整備

在留資格の許可が下りたら、外国人職員を迎えるための入国準備と受け入れ態勢の整備を行います。

·  事前ガイダンスの実施: 候補者が出国する前に、受け入れ企業側で「事前ガイダンス」を行います。これは法律で義務付けられた支援項目の一つで、来日前に日本での働き方や生活ルールについて説明するものです。オンライン面談等を活用し、就業規則や日本でのマナー、持参すべき書類・物品などを分かりやすく伝えましょう。

·  渡航スケジュールと来日手配: 候補者の渡航日程を調整し、航空券の手配を行います。入国空港や到着日時が決まったら、空港への出迎え担当者を決めておきます。フライトの遅延や入国審査の手間取りも考慮し、柔軟に対応できるよう準備しておきましょう。

·  住居の確保: 来日後に滞在する住居を事前に用意します。職場から通いやすく生活に便利な場所で、安全かつ適切な住環境を整えます。アパートを借りる場合は契約手続きもサポートします。最低限の家具や生活必需品も揃えておくと、到着後すぐ生活を始められます。

·  職場受け入れ態勢の整備: 現場のスタッフにも外国人職員受け入れの旨を事前に共有し、受け入れ体制を整えます。例えば、先輩職員をメンター役に任命し、業務や生活面で相談に乗れる体制を作ります。業務マニュアルの見直しや簡単な日本語での指導など、コミュニケーション面の工夫もしておきましょう。異文化理解の研修を簡単に行い、職員同士がお互いを尊重して協力できる雰囲気づくりを心がけましょう。

ステップ5：入社後の支援と定着支援

外国人職員が無事に入国し、就業が始まった後も、適切な支援を継続することが大切です。働き始めの時期は不安や戸惑いも多いものですので、きめ細やかなフォローで職場への定着を促進しましょう。

·  生活オリエンテーション: 来日後早期に「生活オリエンテーション」を実施します。地域の役所での住民登録や健康保険の加入手続きにはスタッフが同行し、日常生活で必要となる情報（交通機関の利用方法、買い物の仕方、ゴミ出しルール等）を教えます。金融機関の口座開設や携帯電話の契約などもサポート対象です。

·  日本語学習とコミュニケーション支援: 業務上や生活上の日本語習得を引き続き支援します。勤務シフトを工夫して日本語教室に通いやすくしたり、教材を提供するなどの配慮をします。職場でも簡単な日本語でゆっくり話すなど、コミュニケーションを円滑にする工夫を続けましょう。

·  定期面談と相談対応: 定期的に本人と面談し、仕事や生活上困っていることがないか確認します。早めに困りごとを把握して対処することが肝心です。相談窓口も設け、問題があれば速やかに解決に動きましょう。なお、苦情対応なども受け入れ側の支援義務に含まれています。

·  職場定着に向けたサポート: 周囲のスタッフとも協力し、外国人職員が孤立しないよう職場の輪に溶け込ませる工夫をします。交流の機会を設け、お互いの文化を理解し合う場を作るなど工夫します。ある程度勤務した後は将来のキャリア相談にも乗り、長期的な成長を支援することでモチベーション維持と定着につなげましょう。

実際に「最初は不安もありましたが、今ではかけがえのない存在になっています」という声も聞かれます。支援次第と言っても過言ではありません。

また、受け入れ後は四半期ごとの在留状況報告など行政への届出義務もあるため、忘れずに対応しましょう。

まとめ

特定技能介護職員の採用は、計画立案から始まり、募集・選考、在留資格の申請、入国準備、入社後サポートという5つのステップで進めることができます。一つひとつの手順を確実に踏めば、初めてでもスムーズに外国人材を受け入れることができるでしょう。外国人の介護職員は、人手不足の解消だけでなく、職場に新しい風をもたらし利用者にも良い刺激を与えてくれる貴重な戦力です。

それでも対応に不安がある場合は、JQCにご相談ください。JQCは介護分野に特化した登録支援機関で、人材紹介からビザ申請、生活支援まで一貫してサポートします。海外で日本語・介護教育を修了した優良な人材のみをご紹介しており、定着率も非常に高い実績があります。実際にJQC経由で採用した職員の失踪率は0％を実現しています。煩雑な手続きも専門家と一緒なら心強いもの。特定技能制度を上手に活用し、介護現場の新たな力を迎え入れてみませんか？